Comment choisir son logiciel ERP (et pourquoi en changer) ?

Comment choisit-on un logiciel type ERP ?

Vous n’avez pas encore d’ERP qui vous permet de gérer de façon complète les différents processus de votre entreprise ?

Votre logiciel actuel ne répond plus à vos besoins ?

Nous vous aidons à définir les critères définissant une bonne solution ERP. Emmanuel Esteves vous donne des conseils éprouvés, fort de son expérience dans ce secteur. 

Au sommaire de cet article :

• Comment choisir son ERP : les critères
• Choisir un ERP métier ou généraliste ?
• Changer de logiciel ERP : dans quel cas ?
• Check-list de questions à poser à votre futur éditeur-intégrateur d’ERP
• Comment déployer sereinement un ERP ?

Comment choisir son ERP : les critères

Nous vous proposons 5 critères déterminants qui vous permettront de choisir votre solution ERP : vos exigences à court et moyen terme, votre budget, la flexibilité, l’expérience utilisateur, la maintenance et le support.

1. Vos attentes : un premier périmètre pour votre cahier des charges

• Quels sont vos projets à concrétiser dans les 10 prochaines années ? Cela peut être autant commercial (attirer de nouveaux clients) que technique (évolutions à prendre en compte). Cette question est fondamentale car elle peut impliquer des refontes complexes dans votre organisation.
• Quelles sont les lacunes de votre système actuel ? Pourquoi ne répond-il pas à vos attentes ? Interrogez les utilisateurs : lacunes technologiques (l’éditeur n’a pas réussi à évoluer), mauvaise expérience utilisateur (trop de temps pour rechercher l’information), manque de formation sur certains modules ?
• Que voudriez-vous retrouver dans la nouvelle solution ERP ? Des fonctionnalités qui vous semblent optimum et que vous souhaitez conserver ?

2. Votre budget : comment est calculé le coût d’un ERP ?

Les coûts sont calculés différemment en fonction du type d’installation.

1. Coût du logiciel On Premise (installation du logiciel sur votre réseau) :

• Les licences utilisateurs
• L’installation de l’ERP et de ses composants
• La gestion de projet
• L’implémentation du projet par les consultants
• La maintenance
• Le support
• Le prix des modules supplémentaires
• Le prix des mises à jour (pas forcément inclue dans la maintenance)
• Le prix des évolutions standard et spécifiques.

2. Coûts à prévoir en SAAS (solution ERP hébergée dans le cloud) :

• Le coût mensuel, qui inclut normalement la maintenance, les licences et mises à jour
• Le nombre d’années d’engagement
• La gestion de projet
• L’implémentation du projet par les consultants
• Le support
• Le prix des modules supplémentaires
• Le prix des évolutions standard et spécifiques.

Prenez en considération tous les éléments qui vont servir à l’implémentation de votre ERP !

Il est généralement possible de phaser votre projet afin d’avoir un coût moins important dès le départ. Cette solution est idéale afin de faire monter en expérience vos collaborateurs petit à petit. Cela permet d’étaler le budget sur plusieurs années et peut-être de choisir un « meilleur » partenaire.

3. Votre stratégie à moyen terme : choisissez un logiciel ERP agile et flexible !

Votre ERP doit être agile et flexible pour pouvoir évoluer en fonction de vos besoins. Un ERP agile est capable d’intégrer de nouveaux modules. La flexibilité est la capacité d’absorber un pic ou une baisse d’activité.

4. L’expérience utilisateur : la clé de la réussite

Cet outil sera utilisé par toutes les personnes de votre entreprise, il faut que les utilisateurs se sentent à l’aise avec le logiciel. Le choix du logiciel sera généralement effectué par la direction mais il ne faut pas hésiter à inclure les pilotes et certains utilisateurs finaux à des démonstrations afin de leur montrer l’ergonomie qui leur sera proposée.

Plus les utilisateurs seront fédérés autour du projet, plus l’acceptation en sera facilitée.

La formation sera également un élément essentiel : assurez-vous que l’intégrateur ou l’éditeur est capable de vous accompagner dans cette étape.

5. La maintenance et le support

Vous pouvez vérifier ces 3 points :

• Maintenance facile et peu coûteuse,
• Assistance disponible dans votre langue,
• Taux de réactivité aux incidents le plus court possible.

Choisir un éditeur-intégrateur vous permet d’avoir un taux de satisfaction plus élevé.

Choisir un ERP métier ou généraliste ?

Un ERP métier sera efficace mais peu évolutif, alors qu’un ERP généraliste sera moins spécialisé mais évolutif. Pour certains composants comme la Comptabilité ou la Paie, un ERP généraliste sera adapté. D’autres sont plus enclins à faire appel à des logiciels métiers comme la Fabrication. Cependant, en choisissant plusieurs logiciels dans chaque processus métier, attention au nombre d’interfaces à réaliser et au nombre d’interlocuteurs que vous aurez !

Sachez que les ERP se sont adaptés et sont de plus en plus paramétrables avec des fonctionnalités introduisant de l’IA, des workflows et du maquettage spécifique aux différents métiers. 😉

Changer de logiciel ERP : dans quels cas ?

Il peut être envisagé de changer d’ERP si votre solution actuelle ne répond pas à tous les besoins de votre entreprise, que ce soit en termes de fonctionnalités ou d’utilisation. Par exemple :

• L’ERP n’est pas évolutif  ? Pouvoir faire évoluer votre ERP en fonction de vos besoins est un critère important. Auquel cas votre logiciel serait petit à petit délaissé au profit d’autres procédures, et vous perdriez en efficacité.
• Il n’est pas assez intuitif à l’usage ? L’ergonomie est déterminante pour votre confort d’utilisation au quotidien.

Ces deux raisons sont « valables » et peuvent vous conduire à changer de logiciel ERP.

Check-list de questions à poser à votre futur éditeur-intégrateur d’ERP

Pour être sûr de faire le bon choix, posez-lui les questions suivantes :

• Quelles sont vos références dans mon secteur d’activité ?
• Votre solution est-elle pérenne ?
• Pouvez-vous me présenter une roadmap à moyen terme ?
• Comment fonctionne votre support client ?
• Quel est le niveau de paramétrage de la solution ERP ?
• Quels modules fonctionnels sont couverts par le standard ?
• Quel est le niveau de sécurité des données (utilisateurs, traçabilité…) ?
• Quelles sont les possibilités d’intégration d’un outil annexe (BI, CRM…) ?

Choisissez un intégrateur d’ERP qui vous ressemble, qui sera capable de comprendre vos problématiques et qui pourra vous accompagner pendant de nombreuses années. 😎

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Comment déployer sereinement un ERP ?

Après avoir trouvé un ERP répondant à tous vos critères, vous êtes sur le bon chemin pour réussir son implémentation.

En 4 étapes :

1. Définir vos besoins. Prenez le temps de faire votre cahier des charges et n’hésitez pas à faire appel à des experts dans ce domaine.
2. Déterminer l’adéquation entre vos besoins et les fonctionnalités de base de l’ERP.
3. Prototyper votre logiciel ERP personnalisé. Chez Eurêka Solutions, l’idée est de travailler en méthode agile et de vous montrer l’avancement des développements au fur et à mesure.
4. Bénéficier d’une bonne formation et disposer d’une documentation rédigée complète.

Il est important de prendre le temps de bien réaliser chaque étape, pour un déploiement réussi ! La mise en place d’un ERP avec tous ces modules peut nécessiter jusqu’à un an de travail.

Nos équipes sont à votre disposition pour en discuter. 😇

Pour aller plus loin :

Quelle est la durée d’amortissement d’un logiciel ERP ?