Un logiciel achats doit vous faire gagner du temps et vous aider à piloter votre business en toute fluidité. Avec Ludovic Richert, consultant métier Achats/Stocks, découvrons les incontournables d’un bon ERP achats.
Les 3 atouts d’un logiciel ERP de gestion des achats
Un logiciel achats permet :
- de suivre précisément les achats (marchés, commandes, réceptions, factures),
- d’optimiser la gestion des articles et fournisseurs, les approvisionnements et les stocks, la DEB (Déclaration d’Echanges de Biens), la comptabilité (lien avec le logiciel comptable),
- d’obtenir des résultats statistiques sur les achats, et des données fiables sur les marges.
Comment votre ERP pourra-t-il répondre à ces enjeux ? Notre réponse en 2 points.
1. Les données de base incontournables que votre logiciel achats doit gérer
Vous choisissez votre ERP achats : veillez à ce que les 7 étapes suivantes soient bien incluses. Ce sont des fonctionnalités indispensables.
- Paramétrage précis et complet des fournisseurs (coordonnées, conditions de commande et de règlement, frais) et des articles (lien article / fournisseur, unités de facturation, quantités mini d’approvisionnement, délais, tarifs unitaire / quantitatif / multiples)
- Saisie des commandes d’achats : plus le paramétrage de base sera exhaustif, plus rapide sera la saisie (reprise des données du fournisseur et de l’article).
- Réception de la marchandise basée sur les quantités commandées, et non pas sur le BL du fournisseur
- Possibilité de contrôler la qualité des articles réceptionnés
- Mise en stock des articles, permettant de connaître en temps réel la disponibilité de l’article
- Contrôle de la facturation du fournisseur en comparaison des données présentes dans l’ERP, gestion des avoirs, des retours fournisseurs, actualisation des tarifs d’achats (PUMP) et donc des marges
- Envoi des données vers le logiciel de comptabilité, pour éviter une saisie chronophage et source d’erreur
Bon à savoir :
Un ERP de gestion des achats est adapté pour des achats matériel et immatériel (société de services, maintenance).
Notre logiciel est capable de différencier un achat lié à de la production d’un achat lié à un service. Quelle que soit votre activité, le logiciel s’adapte très bien ! – Ludovic Richert
2. Les notions avancées d’un ERP de gestion des achats
Avec les options ci-dessous, vous allez plus loin dans l’utilisation et l’analyse. Certaines fonctionnalités sont-elles importantes pour vous ?
- Calcul des besoins : toute commande commerciale ou fabrication peut entrainer une demande d’achat
- Différents niveaux de validation : une demande ou une commande d’achat peuvent dans certains cas nécessiter un process de validation
- Gestion de la sous-traitance : permet d’identifier des commandes de sous-traitance, mais également de gérer l’envoi des composants de la commande au sous-traitant (avec mise à jour du stock)
- Gestion des achats au titre d’une commande commerciale : permet de lier un flux de vente avec un flux d’achat
- Gestion de la DEB : consolidation des données issues des achats pour permettre la génération d’un fichier au format attendu par les services douaniers
L’ERP Achat d’Eureka
Dans l’industrie ou les affaires, quel que soit votre secteur d’activité, centralisez votre gestion des achats sur un ERP fiable. Notre logiciel gère bien toute la chaîne d’approvisionnement :
- Commandes de différents types possibles (Achats marchandises, Frais généraux, commandes hors production)
- Provisions
- Tarifs
- Appels d’offres
- Calcul des besoins
Eureka est éditeur et intégrateur d’ERP : nous pouvons vous accompagner avec la plus grande efficacité.
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